Vestuvių apklausos – klausimai svečiams ir šablonas

Kuo arčiau vestuvės, tuo daugiau klausimų kyla Jums: kiek žmonių valgys vegetarišką patiekalą, kas atvyks su palydovu, kam reikia užsakyti nakvynę, o kas mieliau šoks pagal disko polo, o ne klasiką. Kiekvieno svečio atskirai klausinėjimas telefonu yra tikra kančia. Todėl vis daugiau porų renkasi vieną paprastą įrankį – vestuvių apklausą. Parodysime, ką ji turėtų apimti, kokius klausimus užduoti svečiams, kuo ji skiriasi nuo RSVP ir kur rasti paruoštą šabloną atsisiuntimui.

Kas yra vestuvių apklausa ir kam ji reikalinga

Vestuvių apklausa yra trumpa forma, kurią siunčiate svečiams prieš vestuves, kad surinktumėte visą organizacinę informaciją vienoje vietoje. Užuot rinkę detales iš dešimčių pokalbių, gaunate visą duomenų rinkinį, su kuriuo tikrai galite dirbti.

Gerai sudarytoje apklausoje klausiate svečių apie:

• mitybą — vegetarizmą, veganizmą, begliutenius ar belaktozius patiekalus,
• maisto alergijas — riešutus, jūros gėrybes, glitimą ir kitas, apie kurias turi žinoti virtuvė,
• palydovą (+1) — ar svečias ką nors atsives ir kas tas asmuo yra,
• transportą — ar pasinaudos autobusu, ar atvyks savo automobiliu,
• nakvynę — ar jam reikia kambario netoliese esančiame viešbutyje ar svečių namuose,
• muzikos pageidavimus — kūrinius, kurių negali trūkti šokių aikštelėje,
• vaikų dalyvavimą — ar atvyks su vaikais ir kokio amžiaus jie yra.

Apklausos duomenys yra kelių tolesnių sprendimų pagrindas: porcijų skaičius maitinimui, autobuso rezervacija, kambarių blokavimas ir galutinis svečių susodinimas. Be jų planuojate aklai.

Kokius klausimus užduoti svečiams – visas sąrašas

Geriausia apklausa yra ta, kuri surenka viską, ko Jums reikia, bet nevargina svečio dešimtimis laukelių. Žemiau pateikiamas paruoštas tematiškai sugrupuotų klausimų sąrašas – pasirinkite tuos, kurie tinka Jūsų vestuvėms.

Dalyvavimas ir palydovas

• Ar patvirtinate savo dalyvavimą mūsų vestuvėse?
• Kiek asmenų atvyks pagal Jūsų kvietimą?
• Palydovo vardas ir pavardė (jei atvykstate su +1).
• Ar dalyvausite tik ceremonijoje, ar ir priėmime?

Mityba ir alergijos

• Ar laikotės specialios dietos? (vegetariška / veganiška / begliutenė / belaktozė / kita)
• Ar turite maisto alergijų, apie kurias turėtų žinoti virtuvė?
• Ar yra produktų, kurių Jums jokiu būdu neturėtume patiekti?

Transportas ir nakvynė

• Ar pasinaudosite autobusu, kurį užsakome svečiams?
• Iš kurios vietos norėtumėte įlipti į autobusą?
• Ar Jums reikalinga nakvynė netoliese esančiame viešbutyje?
• Kiek asmenų nakvos ir kokio kambario pageidaujate (vienviečio, dviviečio)?

Muzika ir pramogos

• Koks kūrinys privers Jus tikrai išeiti į šokių aikštelę?
• Ar yra daina, kurios nenorėtumėte girdėti šį vakarą?
• Kokią muziką mėgstate labiausiai? (vestuvių klasika / pop / rokas / disko polo / kita)

Papildomi klausimai

• Ar atvyksite su vaikais? Jei taip, nurodykite amžių.
• Ar turite specialių poreikių (pvz., prieinamumas vežimėliui, vieta arti išėjimo)?
• Ar norite mums dar ką nors pranešti prieš vestuves?

Jums nereikia naudoti visų klausimų. Kuo trumpesnė apklausa, tuo daugiau žmonių ją užpildys – pasirinkite tas skiltis, kurios realiai paveiks Jūsų sprendimus.

Popierinė ar skaitmeninė apklausa?

Apklausą galima išdalinti popieriuje kartu su kvietimu arba pateikti internetu kaip formą. Abi formos surinks tuos pačius atsakymus, tačiau skiriasi tuo, kas vėliau nutinka su duomenimis.

Popierinė apklausa atrodo elegantiškai voke ir nereikalauja iš svečio telefono. Problema prasideda surinkus lapelius: kažkas turi juos perskaityti, perkelti į Excel ir rankiniu būdu suskaičiuoti dietas, nakvynes ir vietas autobuse. Šimtui svečių tai yra kelios valandos nuobodaus darbo, be to, lengva suklysti.

Skaitmeninė apklausa išsprendžia būtent šią problemą. Svečias užpildo formą telefone per dvi minutes, o atsakymai iškart patenka į vieną vietą – be perkėlimo. Be to, gerai suprojektuota skaitmeninė apklausa susijungia su RSVP ir stalų planu: tie patys duomenys, kuriuos svečias pateikia patvirtindamas dalyvavimą, iškart yra paruošti vestuvių stalų planui. Vienas užpildymas, jokio perkėlimo, duomenys keliauja iš etapo į etapą.

Jei Jums svarbu patogumas ir laikas, skaitmeninė versija laimi. Popierius turi prasmę daugiausia tada, kai dalis svečių yra vyresnio amžiaus žmonės, kuriems internetinė forma kelia sunkumų – tada verta pasiūlyti abi galimybes.

Vestuvių apklausos šablonas atsisiuntimui

Jums nereikia kurti apklausos nuo nulio. Parengėme paruoštą vestuvių apklausos šabloną atsisiuntimui, kuriame yra visos aukščiau aprašytos skiltys – dalyvavimas, mityba ir alergijos, transportas, nakvynė, muzika ir papildomi klausimai.

Šablonas yra prieinamas dviem versijomis:

• PDF spausdinimui — tereikia atspausdinti ir pridėti prie kvietimo arba palikti svečiams užpildyti. Geras pasirinkimas, jei norite klasikinės, popierinės formos.
• Google Forms — paruošta internetinė forma, kurią nukopijuojate į savo paskyrą ir dalinatės nuoroda. Atsakymai patenka į skaičiuoklę, todėl Jums nereikia nieko perkelti.

Abi versijas galite laisvai trumpinti ir pritaikyti – pašalinkite klausimus, kurių Jums nereikia, pridėkite savo. Laikykite šabloną atspirties tašku, o ne griežta forma.

Patarimas: jei planuojate rinkti RSVP skaitmeniniu būdu, apsvarstykite galimybę sujungti apklausą su dalyvavimo patvirtinimu į vieną formą. Svečias atsako vieną kartą, o Jūs išvengiate dviejų atskirų prašymų siuntimo.

Kaip panaudoti apklausos atsakymus

Duomenų surinkimas yra tik pusė sėkmės – svarbu, ką su jais darysite. Kiekviena apklausos skiltis virsta konkrečiu organizaciniu sprendimu.

• Mityba ir alergijos → maitinimas. Suskaičiuokite vegetariškus, veganiškus ir begliutenius patiekalus, o alergijas perduokite virtuvei su vardiniu sąrašu. Salė gauna tikslų porcijų skaičių, ir nė vienas svečias nelieka tuščia lėkšte.
• Muzika → DJ arba grupė. „Privalomų groti" ir vengtinų kūrinių sąrašas yra paruošta instrukcija DJ'ui. Šokių aikštelė užsipildo greičiau, kai groja dainos, kurių svečiai tikrai laukia.
• Transportas → autobusas. Žinodami, kiek žmonių pasinaudos autobusu ir iš kokių vietų, užsakote tinkamo dydžio transporto priemonę ir planuojate maršrutą be spėliojimų.
• Nakvynė → rezervacijos. Žmonių, kuriems reikia kambario, skaičius parodo Jums, kiek vietų užblokuoti viešbutyje ir kokio tipo kambarius rezervuoti.
• Dalyvavimas ir +1 → stalų planas. Visi patvirtinimai su palydovų vardais yra pagrindas, pagal kurį sudarote susodinimo planą – patikrinkite, kaip susodinti svečius vestuvėse, kai jau turite visą sąrašą.

Kuo anksčiau surinksite atsakymus, tuo daugiau laiko liks ramiems sprendimams. Apklausą verta užbaigti pakankamai anksti, kad spėtumėte perduoti skaičius salei ir atspausdinti stalų planą be streso.

Dažnai užduodami klausimai (DUK)

Ką turėtų apimti vestuvių apklausa?

Gera vestuvių apklausa surenka dalyvavimo patvirtinimą, asmenų skaičių ir palydovo duomenis, mitybos pageidavimus ir alergijas, transporto ir nakvynės poreikį, o dažnai ir muzikos pageidavimus bei informaciją apie vaikus. Tai yra minimumas, pagal kurį planuojate maitinimą, autobusus, nakvynę ir stalų planą. Likusius klausimus pridėkite pagal savo vestuvių poreikius – trumpesnė apklausa turi didesnį užpildymo rodiklį.

Kada siųsti apklausą svečiams?

Geriausia kartu su kvietimu arba iškart po jo, nustatant atsakymo terminą 4–6 savaitės iki vestuvių – taip pat, kaip ir su RSVP. Taip Jūs spėsite perduoti salei galutinius skaičius, užsakyti tinkamą transportą ir sudaryti stalų planą. Jei išsiųsite apklausą per vėlai, dalį organizacinių sprendimų teks priimti skubotai arba remiantis apytiksliais skaičiavimais.

Kuo vestuvių apklausa skiriasi nuo RSVP?

RSVP visų pirma yra paties dalyvavimo patvirtinimas – ar svečias atvyks. Vestuvių apklausa eina toliau ir renka organizacines detales: mitybą, alergijas, transportą, nakvynę, muziką. Praktiškai šiuos du dalykus geriausia sujungti į vieną formą, kad svečias atsakytų vieną kartą, o Jūs turėtumėte visus duomenis vienoje vietoje. Daugiau apie patį dalyvavimo patvirtinimą rasite straipsnyje apie RSVP.

Ar apklausą daryti popierinę, ar internetinę?

Tai priklauso nuo Jūsų svečių, tačiau internetinė versija yra patogesnė planuojant. Popierius atrodo elegantiškai, tačiau reikalauja rankinio atsakymų perkėlimo. Skaitmeninė apklausa surenka duomenis iškart vienoje vietoje ir gali būti susieta su RSVP bei stalų planu. Saugiausia pasiūlyti abi galimybes, jei tarp svečių yra žmonių, kuriems forma telefone kelia sunkumų.

Kaip surinkti svečių mitybos pageidavimus?

Tiesiogiai paklauskite apie specialią dietą (vegetarišką, veganišką, begliutenę, belaktozę) ir atskirai apie maisto alergijas. Palikite svečiui laukelį įrašyti produktą, kurio jis neturėtų gauti. Tada suskaičiuokite patiekalų tipus ir perduokite virtuvei sąrašą su skaičiais bei vardiniu alergijų sąrašu. Atlikus tai skaitmeniniu būdu, dietų suvestinę turėsite automatiškai, be rankinio skaičiavimo.

---

Norite surinkti iš svečių informaciją apie mitybą, transportą ir nakvynę be SMS žinučių perkėlimo į Excel? souveil programėlėje apklausa yra RSVP formos dalis – svečias ją užpildo vieną kartą patvirtindamas dalyvavimą, o visi atsakymai patenka į poros valdymo pultą, paruošti stalų planui.